Définir un objectif
Avant de créer votre planning de tournées, il est primordial de définir un objectif. Ce dernier sera peut-être de réaliser le plus de livraisons ou de collectes possibles, d’optimiser les coûts, d’optimiser l’utilisation des ressources… La rentabilité de vos tournées s’analyse toujours par rapport à un objectif !
Renseigner les bonnes contraintes
Il fait traiter ce qui est nécessaire, mais il est tout à fait contreproductif de renseigner dans le moteur d’optimisation de tournées des habitudes, ou préférences, qui ne sont pas indispensables. On ne peut pas intégrer toutes les « préférences clients », raison pour laquelle il faut vous concentrer sur l’essentiel à savoir les vraies contraintes clients.
Le but est d’arriver à trouver un juste milieu. Si vous ne prenez pas en compte les contraintes essentielles, vous risquez de ne pas réussir à respecter votre taux de service et de devoir programmer un nouveau passage chez le client (ex : en ne prenant pas en compte la nécessité d’utiliser un hayon). A l’inverse, en prenant en compte trop de contraintes, vous allez « surcontraindre » la tournée, en effectuant plus de tours que nécessaire et avec plus de camions.
Ecouter les retours des opérationnels et prendre le temps de se remettre en question
Vos plannings de tournées correspondent à du prévisionnel et ils ne doivent pas être figés ou déconnectés du réel.
C’est pourquoi il est important d’écouter les retours des opérationnels. Vous serez par exemple informé si une livraison est arrivée trop tard ou si le véhicule utilisé n’est pas adapté à la livraison. Une fois ces informations remontées à l’exploitation, il sera possible d’établir un constat opérationnel pour mettre à jour les contraintes clients.
N'oubliez pas également que le planning de tournées est un système vivant, dont le but de rapprocher au maximum la théorie de la pratique. Et pour se rapprocher du réel, il est important de se remettre en question et de ne pas toujours céder aux habitudes en appliquant mécaniquement toujours les mêmes schémas. La remise en cause de la pertinence des données (notamment en prenant en compte les retours des opérationnels) permet d’affiner la planification, d’ajuster les habitudes de travail et de mesurer que l’on est toujours en phase avec l’objectif visé.
Cette remise en question sera d’autant plus facile à accepter que les indicateurs de votre moteur d’optimisation de tournée vont pointer les améliorations à effectuer et donc permettre de valider les modifications effectuées sur les tournées.
N’hésitez pas enfin à faire des simulations. Ex : « Et si on utilisait des contraintes horaires plus légères ? », « Et si on utilisait uniquement des véhicules qui peuvent passer partout ? » ... A l’aide de ces simulations, élaborées par l’IA du moteur d’optimisation de tournées, il sera notamment pertinent de discuter avec vos clients pour leur faire admettre des pratiques / contraintes problématiques, les simulations permettant d’appuyer vos propositions d’optimisation.
Ne pas négliger la formation
Avoir le meilleur outil d’optimisation de tournées ne vous sera d’aucune utilité si vous ne le maîtrisez pas correctement.
Rassurez-vous, un bon moteur d’optimisation sera intuitif et facile à prendre en main. Mais il faudra tout de même compter sur un accompagnement initial pour bien démarrer avec l’outil, dans votre contexte opérationnel, ou pour se remettre à niveau (notamment avec l’arrivée de nouvelles fonctionnalités) ou encore pour s’assurer que l’on met en place les bonnes pratiques. Nous conseillons également de mettre en place des key users, qui seront en mesure de piloter la planification en opérationnel. Une piqûre de rappel doit enfin être organisée régulièrement avec l’éditeur pour tous les utilisateurs (ex : une formation des utilisateurs tous les 2 ans).
N’hésitez pas à contacter l’éditeur de votre solution d’optimisation de tournées pour échanger avec lui et notamment parler de la roadmap du moteur d’optimisation de tournées. Cet échange est bénéfique aussi bien pour l’utilisateur, qui va découvrir de nouvelles fonctionnalités, que pour l’éditeur, qui va découvrir de nouveaux leviers de progression pour l’outil.
Se prévoir des « back up planificateurs »
Le planificateur est un élément clé de l’optimisation de tournées, mais il ne doit pas être le seul à être capable de créer des tournées optimisées, au risque d’avoir d’énormes pertes de rentabilité si ce dernier est malade ou en congé.
D’où l’intérêt, d’une part, d’utiliser un outil d’optimisation de tournées et d’autre part, de former plusieurs personnes au sein de l’exploitation. Ainsi, il y aura toujours une personne pour assurer les plannings de tournées, grâce notamment à l’aide d’un outil facile à prendre en main et qui va la guider dans sa tâche.
Utiliser un outil qui permet d’aller à l’essentiel et d’obtenir de vrais résultats
Ce qu’il faut retenir dans le choix d’une solution d’optimisation de tournées, c’est que cet outil doit être clair et simple d’utilisation, tout en vous permettant de répondre à vos besoins. Il n’est pas nécessaire d’utiliser une « usine à gaz », qui promet plein de fonctionnalités mais qui passe à côté de l’essentiel. Plus précisément, retenez surtout que le logiciel ou l’API utilisé pour l’optimisation de tournées doit vous permettre d’assurer 3 actions de base :
- Être facile à prendre en main.
- Respecter les bonnes contraintes.
- Être toujours performant
Le logiciel ne doit vous proposer que les fonctionnalités dont vous avez besoin, l’important est d’utiliser un outil qui vous permette au minimum d’assurer ces 3 actions.
Vous devez aussi être capable de placer la barre de vos attentes à un niveau raisonnable : le moteur d’optimisation de tournées ne pourra pas automatiquement traiter 100% des cas particuliers. Il faut accepter de pouvoir faire des ajustements à la main avec le planificateur pour s’adapter aux particularités de certains clients. Rappelons cependant que dans la grande majorité des cas, le moteur d’optimisation de tournées sera capable de pousser très loin l’optimisation, sans nécessité d’ajustements (raison pour laquelle il est devenu indispensable dans le secteur du TRM).
N’oubliez pas que vous gardez la main sur vos tournées
Le moteur d’optimisation de tournées vous proposera des plannings performants, mais parfois, certaines contraintes pourront vous poser problèmes. Gardez bien en tête qu’il vous sera toujours possible de faire de petits forçages de contrainte. Vous pouvez modifier les tournées pour correspondre à certaines spécificités qui ne sont pas prises en compte nativement par le logiciel, mais qui ne demandent pas au final un gros travail de retouche sur le planning proposé automatiquement par le moteur d’optimisation de tournées. De plus, vous travaillez sur du prévisionnel : il y aura forcément des imprévus et l’important est d’avoir toujours la main sur votre planning.
Pourquoi choisir AxioDis Sydney comme solution d’optimisation de tournées ?
Notre moteur d’optimisation est LA référence des solutions d’optimisations de tournées. Il est simple à prendre en main, performant (le plus performant du marché) tout en proposant une couverture fonctionnelle large qui permet de s’adapter aux différentes contraintes clients. Grâce une connaissance métier approfondie et une compréhension fine des enjeux et des contraintes spécifiques au TRM, nous avons développé un moteur puissant, utilisant l’IA, mais aussi flexible pour s’adapter à toutes les situations.
Nous offrons également un accompagnement complet à nos clients, qui comprend aussi bien la mise en place du moteur d’optimisation de tournées que des formations et des conseils pour vous aider à mieux utiliser l’outil et à rentabiliser au maximum votre investissement.
